RSS

Manajemen Sumber Informasi Dalam Organisasi Berbasis CBIS

28 Dec

Pada pembahasan kali ini saya akan membahas tentang Information Resoruce Management atau yang lebig dikenal dengan Manajemen Sumber Berkas IRM merupakan metodologi siklus hidup yang digunakan untuk menciptakan sistem yang menghasilkan informasi yang berkualitas,dikarenakan informasi merupakan salah satu sumber utama dari perusahaan dan dapat dikelola seperti halnya sumber lain.

Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Management Informations System : Conceptual Foundations, Structures, and Development menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.

Menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku Management Control Systems, menyebut informasi sebagai suatu kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan bagi penggunanya.

Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin dalam bukunya Accounting Information Systems : Concepts and Practise mengatakan informasi sebagai kenyataan atau bentuk-bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis.

IRM adalah konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan dan manajemen,dalam hal ini CBIS memiliki peranan penting membantu manajemen dalam melakukan manajemen sumber informasi,dengan memanfaatkan Computer Base dalam menangani manajemen sumber informasi banyak keuntungan yang kita peroleh yaitu :

  • penghematan waktu (time saving)
  • penghematan biaya (cost saving)
  • peningkatan efektivitas (effectiveness)
  • pengembangan teknologi (technology development)

 

  • Informasi umum
  • Informasi dari para spesialis,
  • Informasi dari para pemakai
  • Informasi dari fasilitas-fasilitas yang ada
  • Informasi dari database
  • Informasi dari software
  • Informasi dari hardware.

Syarat-syarat Infromasi

Beberapa hal yang menetukan suatu informasi layak atau tidaknya digunakan, diantaranya adalah :

  • Relevansi: Informasi memiliki keterkaitan yang lebih lekat dengan masalah atau kondisi yang sedang dihadapi
  • Ketepatan: proses awal sampai akhir dalam membentuk infromasi harus lah akurat dengan objek yang sedang dianalisis.
  • Tepat waktu: infromasi dapat dikirim dan diterima saat kondisi yang sedang diatasi, infromasi yang sudah usang atau tidak tepat waktu dalam pengkomunikasiannya dapat dikategorikan infrormasi itu hanya sebagai masukan /data masukan, semisal: Anda memberikan infromasi tentang kenaikan syarat masuk perkuliahan diman perkuliahan sudah dimulai.
  • Kelengkapan: elemen-elemen atau kandungan yang membentuk suatu infromasi dapat dijelaskan dan dibuktikan dengan jelas.

Setelah informasi di dapat yang harus kita lakukan selanjutnya adalah menyimpan informasi itu supaya informasi yang di dapat dapat terpakai sewaktu di butuhkan oleh pencari informasi,yang harus diperhatikan dalam melakukan penyimpanan informasi adalah sebagai berikut :

  1. Media Penyimpanan dapat menyimpan data dalam jumlah besar dan jangka panjang
  2. Informasi harus tetap disimpan meskipun proses yang menggunakannya telah berakhir
  3. Informasi harus dapat diakses secara konkuren oleh banyak proses

Jika sebuah perusahaan menerapkan IRM, maka harus ada tiga unsur utama, yaitu:

  1. Eksekutif puncak bagian komputer melaporkan secara langsung kepada pimpinan dan ia diberi titel Chief Information Officer (CIO) atau kepala bagian informasi.
  2. CIO turut ambil bagian dengan eksekutif lain dalam menyusunan rencana jangka panjang untuk organisasi.
  3. Salah satu rencana jangka panjang tersebut harus dibuat agar kebutuhan informasi dapat memberi kepuasan pelayanan melalui komputerisasi personal (mikrokomputer), dengan penggunaan komputer remote dari terminal, penggunaan kompurisasi terpusat
  4. SPIR ( Strategic Planning for Information ResourcesPerencanaan strategic merupakan perencanaan yang paling memerlukan   perhatian. Karena memerlukan perkiraan yang matang untuk dapat mencapai tujuan organisasi pada masa sekarang dan akan datang.

Gagasan utama dari SPIR adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan sumber-sumber informasi. Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk pencapaian tujuan.

Perencanaan yang digunakan Top Down :

Langkah pertama adalah menentukan tujuan organisasi kemudian direncanakan aktifitas setiap unit perusahaan.

Pendekatan-pendekatan Top Down :

1. BSP IBM (Business System Planning)

Pendekatan studi total

Setiap manajer diinterview untuk menentukan kebutuhan informasi, kemudian sistem diimplementasikan sesuai dengan kebutuhan informasi.

CSF (Critical Success Factor)

Perencanaan sumber informasi dengan mengidentifikasi kunci keberhasilan yang nenentukan keberhasilan dan kegagalan

3. Transformasi susunan strategis

Misi, Tujuan, strategi dari perusahaan merupakan dasar tujuan, batasan, strategi perencanaan sistem.

Proses pentransformasian dari susunan strategi organisasi menjadi susunan strategi SIM dinamakan proses perencanaan strategi SIM

IRM adalah kebijaksanaan yang bersifat formal terhadap manajemen sumber informasi, dan akan menjadikankeadaan yang dinamis dan bahkan kondisi yang lebih baik dalam penggunaan komputer.

Usaha-usaha yang diperlukan untuk mencapai IRM yang sukses adalah :

  • Perusahaan berusaha untuk menggunakan informasi untuk mencapai keuntungan kompetitif.
  • Para eksekutif harus menyadari bahwa pelayanan informasi sebagai area fungsional.
  • Para eksekutif harus mengakui keberadaan CIO
  • Para eksekutif harus memasukkan sumber-sumber informasi dalam perencanaan strategi.
  • Adanya perencanaan strategi formal untuk sumber-sumber informasi
  • Perencanaan strategis juga mengatur pemakai komputer.

Informasi merupakan sesuatu yang sangat penting sehingga kita perlu melakukan manajemen sumber informasi yang ada,dengan adanya CBIS proses kegitan manajemen sumber informasi jadi lebih cepat dan mudah

 

 
Leave a comment

Posted by on December 28, 2010 in Sistem Informasi

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: